はじめに

　最近は、当協会へもメールでの入稿がよく利用されています。そのなかで、気づいたことがあるので少し説明しましょう。
　メール入稿の基本手順を以下にあげます。（これは機関紙協会への入稿の場合です）

1.メールソフトのメッセージらんには原稿を書かない。 　2.ワープロソフトで原稿を書いたら、それを「テキストファイル」で保存する。 　3.その「テキストファイル」を、圧縮する。 　4.送信時に、圧縮したファイル（原稿）を「添付ファイル」とする。

メールソフトの本文らんには原稿を書かない

　本文らんに書いてしまうとどうなるかというと、メールソフトの一般的な設定で、数十文字ごとに強制的に「改行」が入ります。すると、受け取った側がそれを利用しようとすると、すべての行に改行の入ったテキストになって出てきてしまい、原稿としては、とても使いにくいものになってしまうのです。
　メールソフトでの閲覧では、まったく問題にはならないので気付きませんが、「テキストファイル」として取り出すさいには、そのような問題があるのです。

ワープロソフトで書いたら、それを「テキストファイル」で保存

　ワープロソフトで入力すると、たとえそれが文字だけだとしても、ソフトの定める情報が含まれますから、「テキストファイル」（プレーンテキスト）に比べ、ファイル容量は大きくなります。容量が大きいということは、それだけ送信時間が長くなります。インターネットを利用する際には、わずかでも接続時間を節約したいですよね。
　また時間の問題だけでなく、送受信双方が同一ソフト、同一バージョンを利用しているのかどうかが、問題になることもあります。そんな思わぬトラブルを防止する意味からも、「テキストファイル」での保存が大切です。
　「ワード」で作ったものであれば、「名前を付けて保存」をえらんで、ファイル名を付けた後に「ファイル形式」のところで「テキスト（.txt）」を選ぶと、「テキストファイル」での保存ができます。なお「テキスト+改行（.txt）」をくれぐれも選ばないように。
　また、OSに付属している、Windowsなら「メモ帳」。Macなら「Simpletext」ではじめから原稿を書くというテもあります。

その「テキストファイル」を、圧縮する。

　この「圧縮する」ということが、インターネットを利用するさいの「キモ」でしょうか。圧縮することで、ファイル容量はさらに小さくできます。それに、複数のテキストファイルであっても、ひとつの圧縮ファイルにしてしまえるので、添付忘れも防げます。
　圧縮するときに使うソフトは、簡単なものがよいでしょう。Windowsなら「+Laca」をおすすめします。ドラッグ・ドロップで操作できるので、慣れていない方でもすぐに圧縮ファイルが作れます。
　この圧縮については、別に説明を用意していますので、そちらをご覧ください。「わかってるよ」という方は次に進んで下さい。

送信時に、圧縮したファイル（原稿）を「添付ファイル」とする

　「添付」の方法は簡単ですね、メールソフトの「添付」を選んで、次にでてくるダイアログで対象のファイルを選んでやれば、「添付ファイル」として送信されます。
　ひとつだけつけ加えると、「添付ファイル」の「エンコード」は「MIME（BASE64）」です。ただ、これはWindowsで「Outlook Express」を利用されている場合は、とくに意識しなくても大丈夫です。

補　　足

　「『エクセル』で作った表を送りたい。」という場合は、「テキストファイル」にせずに「エクセルファイル」そのままで入稿してください。
　なぜかといえば、「エクセル」で作った表をテキスト形式にすると、「スペース区切り」か「タブ区切り」のテキストになります。そうすると、かえって表組みの原稿として使えない場合もあるからです。
　入稿した「エクセルファイル」をみて、こちらで判断して手直しする。という方法をとらせていただきます。

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