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第３２条管理組合は、次の各号に掲げる業務を行う。
一 管理組合が管理する敷地及び共用部分等（以下本条及び第４８条にお
いて「組合管理部分」という。）の保安、保全、保守、清掃、消毒及びごみ処理
二 組合管理部分の修繕
三 長期修繕計画の作成又は変更に関する業務
四 建物の建替えに係る合意形成に必要となる事項の調査に関する業務
五 適正化法第１０３条に定める、宅地建物取引業者から交付を受けた設
計図書の管理
六 修繕等の履歴情報の整理及び管理等
七 共用部分等に係る火災保険その他の損害保険に関する業務
八 区分所有者が管理する専用使用部分について管理組合が行うことが適
当であると認められる管理行為
九 敷地及び共用部分等の変更及び運営
十 修繕積立金の運用
十一 官公署、町内会等との渉外業務
十二 風紀、秩序及び安全の維持に関する業務
十三 防災に関する業務
十四 広報及び連絡業務
十五 地域コミュニティにも配慮した居住者間のコミュニティ形成
十六 管理組合の消滅時における残余財産の清算
十七 その他組合員の共同の利益を増進し、良好な住環境を確保するため
に必要な業務
管理業務を一括して管理会社に委託する場合においても、管理に関する意思決定は、規約
または集会の決議によって行われ、管理者がそれを実行するのであって、業務を管理会社 に委託するにすぎません。 （専門的知識を有する者の活用）
第３４条 管理組合は、マンション管理士（適正化法第２条第五号の「マンション管理士」を
いう。）その他マンション管理に関する各分野の専門的知識を有する者に対し、
管理組合の運営その他マンションの管理に関し相談したり、助言、指導その他の
援助を求め たりすることができる。
１．管理組合
区分所有者は、全員で、建物並びにその敷地及び附属施設の管理を目的とする団体を
構成することとしています（区分所有法第３条）。この団体について、法文上は、管理組合と
いう呼称は用いていませんが、その実質は、規約等に基づいて区分所有者全員を
構成員 （組合員）として組織された管理組合と変わりありません。言い換えれば、
区分所有者全員を構成員と する団体である管理組合こそが区分所有建物等の管理の
主体であるのです。
そして、建物等の管理は、区分所有法の定めるところにより、集会を開き、規約を定め、
管理者を置くという方法によって行うべきこととされています（同法第３条）。
２．管理者
管理は、上記のとおり、区分所有者全員が団体を構成して行うのですが、その管理業務を
全員で実行することは困難ですから、法は管理者を選任して、
管理業務を実行されることができることとしています。（同法第25条～第29条）。
なお、通常は規約で管理組合の理事長を管理者と定めているのが一般的です。
３．マンション管理士
平成１２年１２月、｢マンション管理適正化法｣が公布され、｢マンション管理士｣という
国家資格がうまれました。マンション管理士は、管理組合の運営や建物の維持修繕の全般
に亘る専門的知識を有し、マンションの区分所有者等に対し、適正なアドバイスを行うことも できる者として、新たに創設されたものです。既述の弁護士、建築家、会計士とともに 外部の専門家として活躍が期待されています。
４．管理会社
区分所有者の団体（管理組合）と管理者は、区分所有法の定める管理の仕組みですが、
管理会社（管理業者）とか管理員は、同法上の制度ではありません。
管理の具体的な業務執行は、管理者がそのすべてを実行し、または各区分所有者（組合
員）が分担して実行することもできますが、一般のマンションでは、それは不可能な場合が 多いことと思います。また、管理業務には専門的・技術的なものが含まれていますから、
管理業務を一括して、または、その一部を管理会社に委託して行うのが普通です。つまり、
管理会 社は、管理の主体である管理組合と締結した管理委託契約に基づき管理業務を 行う者であります。
なお、管理業務を一括して管理会社に委託する場合においても、組合員全員が管理組合を
構成して管理を行うものであることには変わりはありません。管理に関する意思決定は、規 約または集会の決議によって行われ、管理者がそれを実行するのであって、その管理者が 実行する事実行為としての業務を管理会社に委託するにすぎません。 ５．管理員
管理業務のうち最も日常的な管理のための労務に従事する者を一般に管理員と呼んで
います。管理者が区分所有法上の法的地位であるのに対し、管理員は、日常的な管理事務
のために労働力を提供する者ということになります。 なお、管理員は、管理会社の使用人であるのが最も普通です。
マンション管理問題のすべてに通じた専門家は存在するか
維持管理上の問題の内容が千差万別の違いを見せるというのは、簡単に言うと、
そのほとんどが応用問題ばかりだということを意味します。つまり、総論では答が見つからな
いわけです。ということは、管理組合が独力で答を見つけることが非常に難しいという結果 を、もたらします。そうなると、管理組合は答を見つけるための支えを外部に求めなければな りません。 つまり、外部の専門家の力を借りるという方法が、さしあたっての課題になるわけです。
マンション管理士
平成１２年１２月、｢マンション管理適正化法｣が公布され、｢マンション管理士｣という
国家資格がうまれました。マンション管理士は、管理組合の運営や建物の維持修繕の全般
に亘る専門的知識を有し、マンションの区分所有者等に対し、適正なアドバイスを行うことも できる者として、新たに創設されたものです。 今回の新マンション標準管理規約では、専門的知識を有する者の活用に関する規定を新
設しています。 ① 第27条第9項専門的知識を有する者の活用に要する費用
総会は株主総会とは異なり審議等が短かければ短かいほどよいというものではありません。
管理組合の基本方針は総会で決議されますので､十分に審議しつくして合意され決議する ことが望まれます。
理事会は、管理組合の運営状況について担当理事および管理員が報告する場であると
ともに、管理組合の必要な事項を決議し、総会に提案する議案を作成する場でもあります。
また 理事会は総会で決議された事項について執行する機関です。 議案書（案）の作成が終りますと、次は通常総会開催のため議案書（案）を印刷し、
各組合員に通常総会開催の２週間前に配布することになります。
通常総会には組合員全員の出席が望ましいので、理事長は、集まりやすい時期を選んで
通常総会の日を決めます。
しかし、集まりやすい時期を選んでも全員の出席は望めないものと考えておかなければなり
ません。 理事長は、通常総会に対して、組合員から出欠を事前に確認し、通常総会成立に努め
なければなりません。
組合員の総会に対する、出席または欠席は次のように分かれます。
組合員の出席
総会出席票提出
任状による代理人の出席
イ）組合員の同居者の代理出席
ロ）組合員の知人等の代理出席
委任状の提出により欠席
委任状を理事長等に提出
総会決議投票書（議決権行使書）提出により欠席
第〇〇回通常総会決議投票書（議決権行使書）提出
組合員から出欠の返答なし
出欠の意思が確認されない組合員が多くなると、通常総会の成立が危ぶまれます。
このようなことがないよう事前に出席、代理出席及び理事長等への委任状の数を把握し、
無回答の組合員に対して出席または代理出席を要請し、欠席のときは理事長等への
委任状あるいは 総会決議投票書（議決権行使書）の提出について働きかけます。
通常総会議案書は、通常総会開催ご通知、総会出席票、委任状、第〇〇回通常総会議決
権行使書等を添付して組合員に配布します。 当該マンション外に居住している組合員に対しては、以上の他に切手貼付返信用封筒を入
れて速達等で送付する方がよいでしょう。 総会出席票は、総会開催日の５日程前に理事長あるいはあらかじめ定めている
担当理事等が受取り総会出席者数を把握し、会場設営の準備を行います。
総会の成立及び決議等について総会当日混乱しないようにするために、総会に出席する組
合員、代理出席者の確認、総会決議投票書（議決権行使書）の賛成、反対数、及び委任状 提出者とその数を「総会出席票等整理表」にあらかじめ記入しておくとよいでしょう。 総会の議長が作成し、議長および総会に出席した組合員２名の署名・押印が必要となりま
す。（区分所有法第42条） 区分所有法（以下「法」といいます）では、総会（集会）は『管理組合の最高議決機関』と位置
付けています。更に、総会の決議は、特定承継人に対して効力を及ぼすだけでなく、組合員 の賃借人や同居人等の占有者に対しても、一定の限度で効力を有します。（法第46条） 例えば、外壁補修・塗装工事に伴う負担金の決定が総会で決議されていれば、当然中古マ
ンションの購入者である特定承継人も従わなくてはなりません。そのため、総会議事録が正 しく記載されていなくてはなりません。 議事録には、議事の経過の要領およびその結果を記載しなければなりません。
議事の経過とは、開会、議題、議案、討議の内容、表決方法、閉会等を指します。また、
要領の記載ですので、その内容を逐一記載する必要はなく、経過を要約して記載すれば
よいです。
なお、決議の成否の根拠を示すため、組合員総数、議決権総数、出席（書面・代理人に
よる出席を含む）組合員数、その議決権数および各議案毎の賛成組合員数、議決権数を
記載して下さい。また、普通決議の場合には、賛成多数という表現もあります。
議事録の作成期限は、法には明示されていません。しかし、議事録は、これを保管し、
利害
関係人の閲覧に供さなくてはなりませんので（法第33条、第42条第5項）、１ヶ月後を目安とし て、できるだけ速やかに作成してください。 このように、総会議事録は大変重要なものです。そのため、作成を怠ったり、本来記載すべ
き事実を記載しなかったり、事実に反する記載をした場合は、20万円以下の過料に処されま すので（法第71条の三号）、十分注意してください 総会議事録の作成については、区分所有法第42条にその定めがありますので、同条に定
める要件を備えている必要があります。
同法よれば、管理者が選任されている場合、管理者（規約に「理事長を管理者とする」旨の
定めがあれば理事長）が総会（集会）を招集するのが原則です（第34条第１項）。また、管理 者は、毎年一回は総会を招集する義務があります（同条第２項）。（この他に、同条第３項お よび第４項に基づき少数区分所有者が総会を招集することもあり得ます。） 同法によれば、議長は、規約に別段の定めがある場合及び総会で別段の決議をした場合を
除いて、管理者（規約に「理事長が管理者になる」旨の定めがある場合は理事長）又は総会 を招集した区分所有者の一人がなります（第41条）。 作成者
同法は、議長に議事録作成を義務づけています（第42条第１項）。
記載事項
議事録には、議事の経過の要領およびその結果を記載しなければなりません。議事の経過
とは、開会、議題、議案、討議の内容、表決などをさします。また、要領の記載ですので、そ の内容を逐一記載する必要はなく、経過を要約して記載すればよいのです。また、決議の成 否の根拠を示すため、区分所有者（組合員）総数およびその議決権総数、出席区分所有者 数およびその議決件数、各議案毎の賛成区分所有者数およびその議決件数を記載してくだ さい。なお、普通決議では、賛成多数という表現もあります。 議事録作成後、議長は議事録に署名（氏名を自分で書くこと）・押印（印を押すこと）した上、
出席した区分所有者２名の署名および押印が必要です（第42条第２項）。理由は、議事の経 過の要領および結果が正確に記載されることの確保にあります。 区分所有者（組合員）が議決権を行使する場合、同法は第39条第２項で次の３通りの方法
を認めています。
1 区分所有者（組合員）本人が総会に出席し、議決権を行使する場合
2 区分所有者の代理人を総会に出席させて、議決権を行使する場合（委任状の提出）
3 区分所有者が総会に出席できない時、総会開会前に書面にて、例えば「第１号議案賛
成」、「第２号議案反対」等と記述して議決権を行使する場合（注：同法第45条の「書面決 議」とは異なります）。 したがって、2.と3.の場合も出席扱いする必要があります。注意してください。
議長が議事録を作成しなかったり、記載すべき事項しなかったり、
虚偽の記載をしたりしますと、同法第71条第３号により過料に処せられます。
注意してください。
第34条 集会は、管理者が招集する。
２ 管理者は、少なくとも毎年１回集会を招集しなければならない。
３ 区分所有者の５分の１以上で議決権の５分の１以上を有するものは、管理者に対し、
会議の目的たる事項を示して、集会の招集を請求することができる。
ただし、この定数は、規約で減ずることができる。
４ 前項の規定による請求がされた場合において、２週間以内にその請求の日から
４週間以内の日を会日とする集会の招集の通知が発せられなかったときは、その請求を
した区分所有者は、集会を招集することができる。 ５ 管理者がないときは、区分所有者の５分の１以上で議決権の５分の１以上を有するもの
は、集会を招集することができる。ただし、この定数は、規約で減ずることができる。 第39条 集会の議事は、この法律又は規約に別段の定めがない限り、区分所有者及び
議決権の各過半数で決する。
２ 議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができる。
第40条 専有部分が数人の共有に属するときは、共有者は、議決権を行使すべき者１人を
定めなければならない。 第41条 集会においては、規約に別段の定めがある場合及び別段の決議をした場合を除い
て、管理者又は集会を招集した区分所有者の１人が議長となる。 第42条 集会の議事については、議長は議事録を作成しなければならない。
２ 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び集会に出席した区分
所有者の２人がこれに署名押印しなければならない｡ ３ 第33条の規定は、議事録に準用する。
岐阜の小林富雄マンション管理士事務所
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