このドキュメントはOpenOfficeOrg2.0.3で作成し、そのままアップしています。
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Refill Club
○魅力あふれるシステムノートの世界
あなたは番目の訪問者です。
システムノートの考え方･･･というか位置づけと言えば、机上をはなれた「自分の縮小オフィス」であることです。老舗として有名なFilofaxの名はもともとは”File of fact”(事実のファイル）という思想から始まったのだといわれています。
わたしの仕事のほとんどは机上と複数の現場が相手です。システムノートが活躍した歴史的な背景は、机上にとらわれないあらゆる場所での仕事（企画や計画・実施状況・データ整理・資料編集）が求められる軍人や宣教師でした。一番利用されてサイズにも馴染み深いバイブルサイズはこの理由からだったのかもしれません。（BやA規格が親しみやすい日本人にはバイブルサイズには違和感がありますが）･･･サイズは伝統として受け入れ、「システムノートを開けば･･そこが自分のオフィス」という思想も受け継ぎたいものです。
システムノートを使っていて効率の悪いことは予定表を日単位・週単位・月単位に分割管理している場合などです。記録する内容にもよりますが、月単位に記録した内容は週単位の予定表にも、日単位の予定表にもしっかりとリンクしてもらいたいもの。リフィルで分割管理していると、それぞれのリフィルへ記入していく必要があります。この時点で記入漏れがあると、大切な予定を管理できたとは言えなくなってしまいます。
ところが、最近ではパソコンの普及は勿論、PDAの成長はすばらしい。システムノートのリンク不良によるデータの欠損など、これらのツールは解決してくれます。Excelなどを使えばさまざまなフォーマットで１つのデータを表現できることから、月単位・週単位・日単位のデータ管理に漏れが生じることはなくなります。･･･しかし、欠点がない訳ではありません。パソコンであれPDAであれ、電子機器にかわりはありませんから。すべてのデータを支えているのは電源（バッテリー)であり、各メディアです。MOなどの信頼性の高いメディアであっても、それだけで管理できるわけではなく、データの入出力するためには場所が特定されるのです。PDAであっても、連続使用に耐える時間はせいぜい２０時間程度です。
すべてをリフィルだけで管理するのも問題があり、パソコンやPDAだけで管理するのもまた問題があります。排他的になるのではなく、これからは融合させた管理方法とのうまい付き合い方が求められる時代だと思います。銀行での預金管理のように、カードだけ、通帳だけ･･･では心配ですが、カードと通帳と併用する利点はお互いの長所を活かしてくれます。
現在ではシステムノートもいろいろなサイズがあるようですが、基本はバイブルサイズ（95mm×172mm）です。限られたこの紙上空間のなかで自分の必要としているデータをどこまで管理できるかが大切です。
あらゆるデータをこのリフィルサイズに集約していく作業。･･･これもまたシステムノートを使いこなすうえでの楽しさでもあります。
コピー機を利用してとことん縮小印刷！
目の前のA4紙による資料データがある場合は、コピー機のズーム機能で45％縮小を利用すればリフィルサイズにおさまってくれます。あとは綴じ込みやすくリフィルサイズにカッティングしましょう。
B５サイズの用紙をリフィルに・・・
B5サイズは今の事務的な書類には出番がなくなってきていますが、そのサイズの一辺は180mm程度なので、そのまま６穴パンチで上部か下部を揃えて穴を開けて、横方向は２回織り込めばリフィルサイズになってしまいます。
A４サイズの用紙をリフィルに・・・
A4サイズをそのまま利用したいときには、上手に織り込んでいくことでリフィル化してしまうことが可能です。折り方でA4のヘッダ部もしっかり見せることができます。
便利グッズも使って・・・
昔から売られていましたが、資料をリフィル化したいが、６穴パンチがない･･･そんな時は６穴の部分だけシールになっていて資料の端に貼り付けることで即時リフィル化してしまうツールがあります。
リフィルより小さいものは・・・
スクラップホルダリフィルを使って入れておけばよいのです。
システムノートも凝りだすときりがない。ポケットの大きさや配置とか、全体の質感とかペンホルダの形状とか・・・結局、私もひとつは手作りに挑戦した。フォルダの元はBindex製のスクラップブックを利用しました。
どこから見ても普通の手作りシステムノート
例えば･･･簡単なシステムノートの作り方（低コストですてきな自分だけのシステムノートを作ってみましょう）
１００円ショップはアイデアの宝庫･･･最近めっきり増えた１００円ショップですが、素敵なシステムノートもしっかり売っているんですよ。（わたしも愛用しています･･･（^o^） ）でも、せっかくだからもっと自分のアイデアでより素敵なシステムノートを作ってみましょう。
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１．システムノートフォルダと名刺フォルダを買ってきました。 ただし、しっかりとサイズ確認しておきます。 用意するものはカッターナイフとカッティングマット、ものさし等です。 |
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２．名刺フォルダの中身である名刺ポケット部を根元からカッターで切り離します。 この切り離した名刺ポケットはリフィル用パンチで穴をあければ名刺ポケットリフィルになります。（捨てないでね！） |
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３．きちんと中に納まるか確認しておきます。 中身がなくなったからちゃんと確認できますね ファスナーを閉めたとき上に来るのがいいか下に来るのがいいか好みにあわせます。 |
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４．中央部のフォルダ金具部の裏側をホットボンド（いろいろな名前がありますが）で取り付けます。 カバー部分は無理につけなくても資料用ポケットとして利用できます。 中のフォルダ用ボタンは邪魔になるので切り落としてしまいましょう。 |
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５．名刺フォルダのファスナ内側にシステムノートフォルダを納めます。（この部分にも資料を入れることができますからあえてのり付けしなくても良いでしょう） ペンを引っ掛けておくための穴をあけたり、簡単なポケットをホットボンドで取り付けたり･･･あとはご自由に！ |
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６．カバー付きシステムノートフォルダのできあがり！！ １０分程度でできあがりです。かかった費用は２００円（税抜き） |
現在では、この手作りシステムノートはPDAであるCASIOのCassiopeia A-60入れとなっている。なんと！、このCASIOのCassiopeiaA-60は下の写真のようにリフィルサイズに近い大きさなのです。また、ビデオカセットケースにすっぽりと収まってしまう･･･ということはそのままビデオカセットケースごとシステムフォルダに付けられるのです。
なかを開ければCASSIOPEIA A60 と予備のニッケル水素バッテリー、PHSデータ通信カード、CFカード、接続ケーブル
リフィルはシステムノートにただ綴ればいいのではありません。当然、市販されているツールの中にはリフィルを整理しやすいようにタグを用意しているものがあります。しかし、システムノートのまとめ方は人によってさまざまだと思います。それを市販のタグで強制的に順番をつけられては効率の良いシステムノートにはなりません。
ポイントはフォルダの特徴を活かすことです。
システムノートの利点は他の定型のフォルダと同様、同サイズのリフィルを自由に抜き差しして自分のデータを自分にとって効率の良い構成にしていけることです。システムノートのフォルダのほとんどが中央から左右に分かれて開くタイプです。このフォルダの特徴は、ある程度リフィルの数が増えてくると誰もが感じることですが、端のリフィルほど抜き差ししにくくなることです。反面、リフィルの数が増えてくると中央付近のリフィルは抜き差し易いのは当たり前ですが、書き易くなるのです。ほどほどのリフィル厚みがフォルダの隙間を埋めてくれて、特に右利きの人にとっては左のページへの記入が楽になるのです。･･･このような特徴を知れば、自分のシステムノートの構成が絞れてきます。
ちなみに、私のシステムノートの構成はノートを中心に記入し易さと抜き差し易さを重点にしていますので、左から次のようにフォルダ構成をとっています。
１．スケジュール（リフィル用ツール・カレンダー・月単位スケジュール・週単位スケジュール・勤務表）
２．ノート（PROJECT・Don't Forget・ノート）
３．資料（パーソナル・アドレス・SCRAP）
スケジュールは１年に１度、組み込んでしまえばあまり抜き差しはありませんし、いろいろな時に必要となる資料も同じです。必然とノートの部分が中央に綴られて、フォルダから抜き差し易く、記入し易くなります。
システムノートの楽しみ・醍醐味はなんといってもオリジナルリフィルの作成です。（ただいま工事中！各オリジナルリフィルはＰＤＦファイルで提供しています。）
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マーク・齋藤あて
