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契約書や議決書などの重要なビジネス文書に「ハンコ」を要求する考え方は、日本ではまだまだ根強いですね。そこで、会社で扱う様々なハンコの意味と押し方、代表者印などの保管の際に留意すべきポイントを解説します。

ビジネスの現場では、あらゆる契約や証明を形として表す必要があります。印鑑は、会社の「信用」を守る働きをしています。

印鑑には実印と認印があります

実印	個人であれば、住民登録してある市区町村に届け出ている印鑑、会社であれば、本店所在地を管轄する法務局に届け出をしてある印鑑のことです。
認印	実印以外の印鑑のことを、認印といいます。認印とは、会社が正式に作成した書類であるという確認のための印です。本人が押印したことが証明できれば実印と同等の効力があります。

会社で使う印鑑の種類と使い方
会社の印鑑には大きく分けて、次の五つがあります。
①代表者印（実印）		会社を代表する代表取締役の印鑑で会社の実印です。契約書、官公庁への届け出など、重要度の高い書類に押印します。取扱いには細心の注意が必要です。

②銀　行　印		銀行など金融機関に口座を開くときに使用するものです。預金の引き出しや手形・小切手の振出しなど、会社の現金を直接動かす印鑑です。管理は厳重にする必要があります。

③社印（会社角印）		「〇〇有限会社の印」というような社印、角印、会社印などとよばれる四角い印です。請求書や納品書、領収書などに使用される印で、日常頻繁に用いられます。重要度の高い書類では一般的に使用しません。

④代表者の常用印		代表取締役が日常の取引文書や事務文書に使う印鑑です。実印ではなく認印ですが、管理は慎重にする必要があります。

⑤役職者の印鑑		担当取締役、〇〇部長、△△課長などの役職名入りの印鑑です。責任を明らかにする狙いで使われます。

押印の意味と署名と記名の違い

普通にハンコを押すことを「押印」といいます。捺印とは「署名」または「記名」に併せて押す場合をいいます。署名とは、自らの手で氏名を記すことです。記名とは氏名のゴム印を押すことや、他人が当事者の氏名を記すことまで含まれます。署名の場合は当事者を特定しやすいため、特に押印の必要はなく、記名の場合には押印が必要であるというのが法の建前です。しかし、実際の取引慣行では、署名の場合にも通常押印が必要とされます。

押印の種類とその際の留意点

押印の種類には次のようなものがあります。

契　印	契約書面が二枚以上にまたがる場合に、その各ペ－ジが一体のものであることを示すために、とじ目にまたがって当事者双方が押印するものです。署名押印に使用した印鑑で押印します。

割　印	契約書の原本を数通つくるなど、二通以上同じ契約書類を作成した場合に、それ　らの内容の同一性や関連性を示すために、複数の書類にまたがって押印することを割印といいます。

訂正印	契約書上の文字を訂正する場合に、訂正個所に二本線を引き、縦書きの場合は右横、横書きの場合はすぐ上の余白に訂正の文字を書き込みます。訂正印の押印には二通りあります。一つは訂正文字のすぐそばに各当事者の印鑑を押印します。もう一つは欄外に印鑑を押印し、その側に「削除○字」「加入○字」と訂正文字の字数を記入します。

捨　印	今後の文字の訂正に備えて、契約書の余白部分にあらかじめ当事者が押印しておくものです。捨印は契約書の変造等に濫用される恐れが多分にありますから、できるだけ訂正個所ごとに訂正印を押すようにしましょう。

消　印	契約書に貼付された印紙と契約書面にまたがってなされる押印のことです。契約書が印紙税法上の課税文書である場合、当事者は納税のため契約書に所定額の収入印紙を貼付して、消印をする必要があります。

ハンコの管理と押印記録簿の活用

印鑑の保管ポイント

印鑑の使用権限を社内規定で明確化し、押印記録簿などを作成することで、チェックできるようにしておくと良いでしょう。押印記録簿には、①押印する書類名　②内容　③通数　④提出先　⑤押印日時　⑥押印者　⑦管理責任者による印鑑使用と返還の確認印、などを書きます。

印鑑を紛失した場合

会社の代表印を紛失したり盗まれたりした場合には、すぐに法務局に紛失した旨を届け出て、改印届を提出しましょう。関連会社、取引先などにも改印した旨を連絡します。銀行印の場合にも銀行に紛失届と同時に改印届を提出します。　