データ入力を受注して困ることの一つに見積計算があります。
よく似た原稿ばかりとか、年間契約で同じ原稿ばかりだという方はいいでしょう。
筆者は「原稿の種類」のページにあるような原稿を経験しましたが、同じ様な原稿でも新規入力の場合と、以前に別の方が入力した物の上に更新・編集をかける場合など、大きく実工数が異なり今だに徹夜作業になることがあります。
文字数で見積するのは結構な事です。
少々違っていてもお得意さまには、サービスしたいものですし、仕事を選ぶほど余裕はありません。
次の仕事がいつ来るか分からない仕事ですから。
ここで大切なことは、金額は低く抑えても納期を守らなければならない事です。
これを誤ると重なる納期の複数のお仕事を受けて困ったり、又余力があるのに断ったりということにもなります。
そこで筆者は、見積計算と工数・必要スタッフ数を同時に算出し、顧客に提示する形式の見積書も発行できるものを、エクセルで作りました。
過去５万件ほどの原稿の「項目別」の平均文字数を数えて
データーベース化し、なおかつ、原稿の種類によってその項目が現に発生する頻度も求めてみました。
（ エクセル関数 LENB でバイト単位の数が数えられる）
例えば、名刺に現れるＥ−ｍａｉｌの記載のあるものと無い物、アンケートの場合のそれを％で表します。
もっとも、一定の業界に偏った名刺と、広範囲に集めた名刺とでは大きく違ってきますが、できるだけ大量の原稿の平均値から、いくつかのパターン毎の一定の数値を仮定するしかありません。
見積のやり方は色々でしょう。
項目数に比例したり、文字数に比例したり、名刺は全部同じにするとか様々であると思います。
筆者は、縦軸に原稿件数、横軸に５項目単位の項目数を設けた価格のマトリックス表を一応の標準でもっております。
同じ項目数や同じ原稿でも量が多くなると単価が安くなるようにです。又、顧客が目安を作りやすい一面もあります。
そして、項目数が多い物や英文などの特殊な物、特にアンケート集計ものは「見積計算システム」で工数の予測をしてから見積ます。（システムなんて大げさなものではありませんが）
アンケートは、その後の集計作業でどのような値を抽出するのかで、入力の仕方が異なってきます。（詳細は入力フォームの頁にて解説）
そのため、項目数が少ないように見えても、各設問の選択肢の数が多いと、思ったよりもやっかいな入力になることも有ります。
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