解説ページ　入力テクニカル　入力フォーム

最初の３行は、今回入力分の書式・規定などの情報です。
１行目は原稿名です。
同じ顧客から、複数フォーマットの原稿を頂くことは珍しくありません。
原稿別、ご担当別の複数の原稿を、エクセルの複数ファイル又は、１ファイル複数シートでの納品をする場合もあります。
このような、原稿の最終処理の体裁などもここに入力しておきます。

２行目は主に書式・文字種の規定情報です。
列毎に、エクセルの「入力規制」機能を使って、全角半角のコントロールや入力できるデータの最大値などを設定しますが、この規制値などもここにコメントとして表示します。

（入力規制はエクセルのメニュー「データ」から「入力規制」を選択、「設定」タブの中から選ぶ、「リスト」機能をよく使います。「リスト」を選択すると、例えばあらかじめ「１，２」と設定しておけばその文字以外の入力があると自分で「エラーメッセージ」に入力した文書で警告画面を表示できます。リスト選択時に「ドロップダウンメニューの表示チェックをはずしておくのが良いです。又、エラー表示はキーロックしないように、「注意」を促すのみの設定の方がオペレーションの速度を妨げません。）

３行目は顧客指定の項目名です。
納品時にもそのまま使える文字種にしておきます。

納品時に不要な作業用のコメント行（例では１・２行目）や通番列（例ではＡ列）及びそのデータ（例では通番の数字連番）などは、黒かグレーを使用して、最終的には削除されるフィールドであることを明確にしておきます。

逆に、納品時にそのまま使用される項目名やデータは、エクセルの標準状態かその他のカラーを使用しておきます。

オペレータに尚十分な入力要領の徹底を計るには、例のようにサンプルデータを入力しておくのも方法です。
削除せずに納品データと一緒に納品することのないように注意が必要です。

（サンプルとは逆に、納品までの作業時期に、ダミー原稿を混ぜて入力作業をグループで行い、データ流出時にどの作業階層から流出したか発見する　セキュリティ用ダミーを使う方法もあることを述べておきます。）

最後にこの例１の場合なら、Ｂ５のフィールドにカーソルを置いてウィンドウの固定をしてやれば、重要なデータは常に画面に固定されます。

筆者は、この連番にもう一列加えて、内部オペレータの認識英字を先頭にした連番も付けています。
最終校正時までその番号は残して、どのオペレータのミスかをつきとめミスの原因を調査します。

入力ミスの傾向を知り、次回に反映させることが出来るようにするためです。
具体的には、連番の隣にミスチェックの列フィールドを作り、エクセルの入力規制では設定できない、複数列フィールドにまたがる入力データの矛盾を演算処理で発見し、その警告を自動表示させます。
これもエクセル関数を使用します。（主にＩＦ関数）

他に、オペレータが原稿の同じ項目ばかり先に入力していく、「縦打ち」をしようとするのを防ぐため、そのような入力をすることに警告を表示するメッーセージを出させることもできます。（この入力が有効な場合もありますが、多くは重大なミスをまねきます）

例えば、「設問３でＮＯと答えた方のみお答え下さい」とした、別の設問の回答欄に「設問３でＹＥＳ」の人も答えていたら入力せずにはじいて下さい」という依頼の場合、誤って原稿に書いてあると、つい入力してしまいます。
そこで、この警告を表示する仕掛けを埋め込んでおくと、１レコード入力する度に即座にその矛盾が指摘されます。
あとでまとめて校正するのに比べて、まさにその原稿が目の前にあるタイミングで警告が出ますので効率的です。

やっかいな入力の依頼を、そのままやっかいな入力作業にしてしまうのは、入力フォーム作成の技能レベルが低いからと言えます。

これら入力フォームへのこだわりはネットフィールドのお家芸と自負しております。
フリガナの無い原稿にフリガナまで入力する依頼の場合など、単漢字で氏名入力してもフリガナ候補を表示したり、全文カナ表記の住所入力でしかも郵便番号の無い住所入力時に漢字地名がだんだん絞られて表示されるなどケイスバイケースで支援ツールも埋め込んだりします。

今から入力のお仕事を始められる方は、様々なツールが市販されていますのでそれらを利用すれば良いでしょう。

入力フォームについては例を挙げればきりがありませんが、次にアンケート原稿の入力について一つの例をご紹介したします。
例の２と３ですが、よく雑誌に綴じ込んである、アンケートハガキ等の入力に必要になる入力フォームです。

例２は原稿の書式そのままにフォームを作った例です。
共通の設問項目名に様々な数字や英字の回答を入力していきます。

例２

これが入力中のエクセルのシートそのものだとすると、性別の男女別人数の縦計を取るのが容易ではありません。
（エクセルの関数によって算出できますが）
年齢も各質問の項目も同じです。

そこで以下の例３のようにフォーマットを変えてみると、それぞれの回答の合計値はエクセルのサム関数で簡単に求められます。（合計を表示したいフィールドで「Σ」マーククリックして範囲を指定するだけ）

また、このフォームはもっと応用的な集計である「クロス集計」の時も作業がし易くなります。
（クロス集計：性別「１」の人でＡ～Ｄに「１」と答えた人のそれぞれの合計値を求め、表やグラフにするといった集計。）

具体的には、エクセル関数のＤＣＯＵＮＴやＤＣＯＵＮＴＡを使用して合計を求めますが、レコード数が少なければ「Ａ」列を第２キーに、「性別」を第１キーにしてソートをかけて目で数えることも可能です。（項目の数だけ繰り返さなければならない）

表計算ソフトでは、「クロス」というのは複数のシート間の同じ場所の数字を串刺しで合計を取ったりすることを指したりしますので、用語の使い方に誤解のありませんように。

ここまで　１２／２０掲載　以後継続

ファイル名

ファイル名も一定のルールを決めて管理するのが良いでしょう。

納品ファイル名－原稿編集順序（原稿ご担当名）－オペレーションスタッフ名

例えば、９９’クリスマスアンケートなら、「xmas99-1-sa.xls」という形にします。
半角小文字で最終納品ファイル名「xmas99」に同じ原稿での分業をするとして１番上から取った原稿の意味で「1」を付けます、「sa」は佐藤さんというオペレータが担当するという意味です。
ファイル名は長くなっても良いですが、この例でも作業ファイルの先頭から８バイト以内に同じファイル名が出ないようにするのが良いでしょう。

ＭＯなど周辺機器の設定やドライバーその他の環境に左右されない、ＤＯＳモードが許す８バイト以内には同じファイル名が存在しないようにしておくと安心です。
その後の作業に応じてこのファイル名の後半は様々なファイル名に置き換えられます。
それは、以降の頁にて解説いたします。

	Ａ	Ｂ	Ｃ	Ｄ	Ｅ
１	原稿名
２	通番	全角	全角	ANK半角	半角-
３	NO1	氏名	住所１	住所２	電話
４	サンプル	入力　見本	○○県○○市○○町123-4	○○ビル1F	03-1234-5678
５	１
６	２

性別	年齢	質問１	質問２
１（男）	２（２０代）	Ａ	Ｂ
２（女）	３（３０代）	Ｂ	Ｄ

性別男	性別女	年齢２０代	年齢３０代	Ａ	B	Ｃ	Ｄ
１		１		１	１
	１		１		１		１

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