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− データ管理 − |
2000/12/01 |
ファイルとフォルダ |
| ここでいうデータ管理は、コンピュータ内のデータの整理と実ファイルの整理についてです。 塩ビでも紙でもいいですが、顧客毎に打ち合わせ資料をファイルしておき、パソコンの内部でもだいたい同じ階層でフォルダを作って管理しておくと分かりやすいでしょう。 データ入力は、納品後に顧客がデータの確認や仕訳の後、ＤＭ発送等を行う、又はデータベースとして活用するなどします。 納品データになにか問題が出る等で問い合わせが有るのは、２〜３ヶ月経過してからというのも珍しくありません。 管理が悪いと、納品データがミスっているのか、顧客先で加工時にズレが生じるなどしたものか迅速に判断できません。 （筆者も１年以上の間、毎月ご納品したデータが、顧客殿のエクセルでの部分ソートをしたオペミスによりデータベースが全滅したと聞いた経験があります。 この時は、当方で納品したデータに追加・加工されたデータベースになってからのオペミスであった為に、復旧にお役にたてませんでしたが。） もちろん納品したデータの不備ではありません。 以下に、ホルダ管理の例を挙げます。 |
顧客別 |
プロジェクト別 |
作業分類別 |
ファイル |
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| Ｃ：￥ | →Ａ社 |
→プロジェクト名１ | →作業ファイル | →99anke1結合納品準備 |
| →99anke1納品準備 | ||||
| →99anke1納品直前 | ||||
| →一時ファイル | →99anke1-SA-1 | |||
| →99anke1-SA-1 | ||||
| →納品ファイル | →99anke1 | |||
| →プロジェクト名２ | →作業ファイル | |||
| →一時ファイル | ||||
| →納品ファイル | ||||
| →Ａ社経由の他顧客 | ||||
| →標準ファイル | ||||
「プロジェクト名」は同じ顧客でも、年間を通じたテーマに基づく仕事であるなど、ひとまとめの仕事が有る場合に「専用フォルダ」を作って区別しておきます。 「作業ファイル」は自分自身も含めて、全てのオペレータからの入力作業ファイルがここに集まります。 分割した作業の場合に、それぞれのファイルの確認をしたのちに、結合する訳ですが、結合したとたんに各作業ファイルは「一時ファイル」というフォルダに移動されます。 （結合後のファイル名→99anke1結合納品準備） 最大の注意事項は、別フォルダに同名のファイル名を共存させないことです。 全ての仕事に、そして管理に一貫した名称と場所を与えて下さい。 各作業ファイルを結合してから、郵便番号付加やチェックなど所定のチェックや加工をして別名にて保管して最終加工に備えます。（結合後に加工したファイル→99anke1納品準備） 最終処理とは、主に項目別にソートを繰り返して、打ち合わせ以外の値が入力されていないか、書式は正しいかなどの確認です。 ソートは全てのデータが並び替えられますので、自分で決めた場所（例えば、１０行目）のセル全てに色を付けて、なおかつファイル名を変更（名前を付けて保存）してから行います。 この状態でも、各オペレータ別連番と全データ通しの連番は付いたままです。 ソート前に連番が数字になっているかどうか確認して下さい。 数字に見えても書式が「文字列」ですとソート後に、若い順番には戻りません。 （万一、文字列数字のままソートしてしまったため元に戻らない場合には、その文字列となった数字データに「１」のかけ算をしてやると本来の数字データにすることが可能） （ソート確認前に変更したファイル→99anke1納品直前） 最後に、納品ファイル名に別名保管して、作業用に付けた、セルの着色、文字サイズ、罫線、通番他管理コードをはずします。 そのファイルは「納品ファイル」ホルダーに移動します。 圧縮もこのフォルダに移動後に、同じフォルダ内にて行います。 納品前に、フロッピィーに「納品ファイル」「納品直前ファイル」「圧縮ファイル」を保管して、保管します。 「標準ファイル」は同様の仕事が、次に来た場合に残す入力作業ファイルです。 全く同じ入力フォーマットが使える仕事が次にきても、前回分のファイルのデータのみクリアして再利用することは絶対に避けて下さい。 例えば、前回の入力中に、「文字データ」を打つべきセル内に隣に、入力すべき「数字データ」を入力して、そのことに気づいたオペレータが入力し直さずに、隣のセルにドラッグで移動させて修正したとしますと、そのセルだけ「書式」が変わっていることになります。 この「書式」は値のみをクリアしてもそのまま残りますので、これをベースに次回の入力フォームを作ればそこだけ化ける可能性があります。 別の例でご説明しますと。 住所を「番地だけ独立して入力する依頼の場合に」、「○○県○○市○○町１−１−３２」というデータは「１−１−３２」と入力します。 ここで、「書式」を「標準」にしたまま入力を続けたとします、「１−１−３２」は文字化けしませんが、オペレータが一度「１−１−３」で入力したとたんに「エクセル」は「２００１／１／３」などと日付データだと認識して「書式」も「日付」になります。 その後に、なんだおかしいなと思いつつ、「１−１−３２」と入力すると、「日付」の書式のままにもかかわらず正しく「１−１−３２」と表示されてしまいます。 つまり、ゴミが残る訳です。 筆者は最後に書式の確認もしますのでこのような事はありませんが。 入力フォームは何もデータを入力していない状態でも残しておくのがコツです。 |
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