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－　データ加工　－

2000/12/01

ここで解説したい「データ加工」とは、主に入力効率を上げるために、原稿本来の姿を変えて入力し、その後に結合・置き換えなどをする、又は加工によりデータの校正（確認）の精度を上げるというものです。

簡単に列挙できない多くのケースがありますが、エクセルの関数を十分に認識していないと事故になります、又各オペレータが勝手にいじると熟練度により事故になります。入力の仕事の一括管理を行う管理者のみが行うことを前提にしています。
管理者がこれらのテクニックを使用しないとしても、オペレータが中途半端な知識で加工している場合にこれらをチェック又は見抜ける意味では、知っておく必要があるかもしれません。

例１
類似住所地名が連続する原稿
以下の例では「東京都中央区」までが同じ住所が切れ目無く連続しています
郵便番号７桁がある場合には、やはり郵便辞書での変換が速いとおもいますが、以下のように区まではエクセルの別の列フィールドで縦に複写して、それ以降の町域のみを入力して、後に結合する場合を想定します。

この種の原稿は町域までが同じものが縦に続いていることも多く、その場合には番地だけの入力で済むこともあります。
たいした件数でなければ使わないテクニックですが、通常の数倍の速度で入力できることもあります。
また、番地のみを独立した列で入力するということは、データの校正のおりに番地を入力した列だけを範囲選択してコピーし、読み上げソフトで音声でしゃべらせて、そこだけを縦にチェックすることも可能です。
具体的には、入力後に「Ｂ列」と「Ｃ列」がくっつけばいいわけです。
これら加工には大きな注意点があります。
それは、入力したファイルは別名保管してから行うこと、そして加工処理は絶対に新しい別のシートを開いてその上にコピーしてから行うことです。

まず、「Ｂ列」と「Ｃ列」の列名のところを、両方左クリックでアクティブにして反転表示させます。
エクセルの新規作成アイコンをクリックして新規のファイルを開きます。
その新しいシートの「Ａ列」をクリックして、右クリックで「貼り付け」を選択して２列とも貼り付けます。
以下の例では、慎重を期して「Ａ列」の通番も一緒に貼り付けています。

上の例で解説しますが、まずＤ４のセルにカーソルを置いて、エクセルのアイコンで「ｆｘ」という関数アイコンをクリックします。
左に「関数の分類」右に「関数名」という二つの窓が見えますので、左で「文字列関数」右で「CONCATENATE」を選択して「ＯＫ」をクリックします。
新しいウインドウが開いて、「文字列１」「文字列２」という窓が開いています。
この状態で、「Ｂ４」にカーソルを置いてクリック、「ＴＡＢ」で下の「文字列２」に移動して、「Ｃ４」にカーソルを置いてクリック、それ以上ある場合には同じ手順で結合するセルを選んで、最後に「ＯＫ」とすると、上の例に有るような「=CONCATENATE（B4,C4）」という関数が貼り付けられます。

実際には、「=CONCATENATE（B4,C4）」という関数の処理のおかげで「東京都中央区○○123-4」という住所が表示されます。

この「Ｄ４」のセルの右下の角にカーソルを持っていくと、「＋」マークにカーソルが変化しますので、左クリックで下にドラッグして必要な行まで、この関数をコピーします。

これで全ての住所が結合されました。
少なくともそう見えます。

しかし、実際には関数によってそのように表示しているだけで、まだテキストデータにはなっていません。

「Ｄ列」をまるごとコピーして「Ｅ列」に右クリックで「形式を選択して貼り付け」メニューの中の「値」にチェックを入れて貼り付けて初めて結合したテキストデータになります。
最後に、その「Ｅ列」をコピーして、元のファイルに戻って、元のシート上の「Ｄ列」の上で、右クリック「コピーしたセルの挿入」で、分離して入力した「Ｂ列」「Ｃ列」の右隣に貼り付けます。

ここでうまくいっているかどうか確認して、ファイルを保存後に、別名保管にて正式な納品ファイル名を与えてまた保管します。
その正式な納品ファイル名を与えて保管したシート上で初めて「Ｂ」列「Ｃ列」を削除します。

これで、結合した住所と分離入力した住所が隣で並んでいるファイルと、結合した住所のみになった正式な住所形式のファイルの二つが保管されました。
このように、作業経過を振り返って確認できるように、工程別に別名保管をするのがコツです。
しかも、どの仕事にも保管するファイル名には一貫性を持たせて下さい。
「○○結合作業」といったファイル名でもいいでしょう。

数え切れないテクニックがありますが、ひとまずここまで。

２０００／１／１７　掲載　以後継続予定

	Ａ	Ｂ	Ｃ	Ｄ	Ｅ
１	原稿名
２	通番	全角	全角	ANK半角	半角-
３	NO1	住所１－１	住所１－２	住所２	電話
４	１	東京都中央区	○○123-4	○○ビル1F	03-1234-5678
５	２	東京都中央区	○○456-1
６	３	東京都中央区	○○789-2

	Ａ	Ｂ	Ｃ	Ｄ	Ｅ
１	原稿名
２	通番	全角	全角	ANK半角	半角-
３	NO1	住所１－１	住所１－２	住所２	電話
４	１	東京都中央区	○○123-4	'=CONCATENATE（B4,C4）	東京都中央区○○123-4
５	２	東京都中央区	○○456-1	=CONCATENATE（B５,C５）	東京都中央区○○456-1
６	３	東京都中央区	○○789-2	=CONCATENATE（B６,C６）	東京都中央区○○789-2

	Ａ	Ｂ	Ｃ	Ｄ	Ｅ
１	原稿名
２	通番	全角	全角		ANK半角
３	NO1	住所１－１	住所１－２		住所２
４	１	東京都中央区	○○123-4	東京都中央区○○123-4	○○ビル1F
５	２	東京都中央区	○○456-1	東京都中央区○○456-1
６	３	東京都中央区	○○789-2	東京都中央区○○789-2

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