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2000/12/01
入力原稿の開封・配布・取り扱い
多少前後しますが、入力作業やフォーム作成の前に注意する事があります。それは、原稿の扱いです。もし、宅配便などで入荷したのなら、開封には２名以上で立ち会い、梱包の体裁や順序・留め具の数はもちろん、原稿の数を数えます。それを記録に残して、完全に元に戻せるように管理します。聞いていた原稿数とことなる場合には、この時点で顧客に連絡します。その後、入力となりますが、原稿数が多い場合等は、スタッフ毎に分けた原稿が元に戻せるように、「アリバイ管理票」を原稿の束毎に付けていきます。Ａ４原稿なら、おなじＡ４用紙１枚に「スタッフ名」「件数」「ファイル名」などを書いて表紙にします。原稿が開封されてから返却するまでの間は、原稿は「入力前」と「入力済」のカゴの中から出ることの無いようにします。およそ、テーブルや床にじかに置くことのありませんように。これは、汚れ防止と原稿紛失の防止に役立ちます。入力の作業時にも、原稿やマシンと同じデスクに飲み物などは置かないようにします。また、原稿は出来るだけ低い位置に置かないようにします。何が落ちてきても、原稿が汚れないようにとの配慮です。別のスタッフへの搬送には、ファスナー付きビニールバックを使います。他の在宅スタッフには、決められた搬送者を置いて配布するのがベストです。各自に取りにこさせることは筆者はしていません。取りに来させる場合にも、お買い物ついでに寄りましたなどという場合には紛失のリスクが発生します。車なら、置き場所はトランクルーム限定するとか、徹底した管理が必要です。宅配便の使用にも、その扱いについては運送会社により安心感が異なります。やたらと親切であるとアピールする広告は、どうも乱雑な扱いやトラブルが耐えないので、外にアピールすることで内部啓発をしている会社だという見方もできます。又、原稿に依頼元の顧客名が書いてある場合を除き、オペレータには顧客名を明かさないのもルールです。その他、スタッフは小グループ単位に分けて管理するのもコツの一つでしょう。

入力作業と原稿台

原稿台は入力作業に置いては重要な道具です。その種類は沢山あります。フレキシブルアームの先についた原稿台、そしてそれが足踏み式のベダルを押すとカーソルが電動で動く物、Ａ４縦横どちらにも対応した角度可変のクリップ付のものなど。
	面白いところでは、透明アクリルの大きな筒に原稿を丸めて入れて、その筒が回転することで新しい行が見えてくる奇抜なものもあります。（回転筒の後ろの平面台は、まったく別の原稿台でくっついているわけではありません）
筆者は、原稿の種類によって段ボールの紙で作るときもあります。遠視や乱視などでは又年齢と共に小さな文字が見えにくくもなりますので、名刺の入力などには名刺大の原稿台を長いアームに付けてかなり目に近く置けるようにした専用原稿台も作りました。横長のＢ４サイズやモニター用紙のデータは、うっかり途中から次の行のデータを入力したりするミスも発生しやすくなります。市販の原稿台でもアクティブなデータラインを示すスケールに細長いプラスティックを貼り付けて延長するなど工夫も必要です。これら、原稿の置き方の環境とオペレータのミス発生率は比例するようです。（なにも値段の高い原稿台でなくても、普通の原稿台を使って、入力の度に次のデータの頭に付箋紙を付け替えていく方法もあります。　身近なものを代用することから始めて下さい。）

入力環境　（明るさ）

入力作業については各ページでも述べてきましたが、まず最初のレコードを入力するまえにもう一度その環境についてお話します。ここでは、画面と部屋の明るさについて少し言及します。疲れにくさはいい仕事とそれを続けていくのに大切です。原稿の明るさと画面の明るさは同じくらいにすると良いと思っています。もちろん、マシンや原稿が直射日光に照らされたり、それらに蛍光灯などが写り込む角度になっていない状態で見比べて下さい。画面の初期設定では少し明るすぎるように思います。部屋が自然光で明るい時間帯が目の疲れが少ないようです。画面と原稿と部屋の明るさに大きな照度の差がないからだと思います。
入力作業

最初のレコードを入力したら、「ＨＯＭＥ」キーで先頭に戻し、「↓」で次のレコードの入力フィールドに移動します。慣れるとほとんど同時に押すようなタイミングで移動が出来ます。余談になるかもしれませんが、入力中にアプリ（エクセルなど）がフリーズに陥る原因の一つに、速い入力中に二つ以上のキーを同時に押してしまったことによるメモリの割り込み違反があります。手書き認識付辞書などは重たいので、自分のマシンの能力を超えるようだとバージョンが古くても軽いものを使う、又は用途に応じて辞書を切り替えるなどで対処することも必要です。データ欠落など不備のあるデータの入力を支援する各種ツールは、別の頁にも解説予定ですが、ここで入力の際の主な問題点と対処例を挙げてみます。

項目種別	問題点	対処	有効なツール・書籍
氏名	文字がない読めない	「＿」アンダーバーに置き換え、又はカナで入力	「ＪＩＳコード付漢和辞典」・手書き認識辞書
住所	県名・市郡が不明	１．住所の町域などから上位住所地を逆引きできるソフトなどを利用２．電話番号など他のデータから住所地を検索できるソフトを利用	「つくつく住所」などや郵便番号検索ソフト及びハガキ管理ソフトに付属した機能
住所	住所地名が変わっている	近隣市町村との合併などで地名が変更されている場合にも調査の上新住所地名で入力	「全国市町村便覧」自治省行政局振興課編集　（官報販売所）
電話番号	市外局番不明市外局番変更（下記のＵＲＬで新番号情報確認）携帯電話局番変更	不明の局番は調査の上で入力変更された局番や近々変更予定の局番はデータ入力後にまとめて変更する	電話番号簿に付属の市外局番表やハガキ管理ソフトに付属した機能、及びシェアウェアの専用ソフト携帯電話ショップで入手可能なソフトもあるようだ
ＮＴＴ東日本　http://www.ntt-east.co.jp/info-st/mutial/suburbs/numchg/areacode.html ＮＴＴ西日本　http://www.ntt-west.co.jp/open/sigai_henkou/sigaikyokuban.html
市販ツール（各種ソフト）には商用行為に使用禁止としているものもあり、詳しい商品名を掲載出来ないものもあります。

その他、原稿の内容にはよらない、依頼の内容によって問題となる事項もあります。

例えば、せっかく郵便７桁がある原稿なのに、「県名」「市町村名」「番地」などを、それぞれ分離して入力しなければならない時などかそれです。

筆者は自作の「県名分離ツール」（エクセルの関数を使用）にて後から分離します。
県名から番地の直前まで入力しておき、後からまとめて県名のみを抽出分離するには、住所地名でソートして同じ文字数で表される県名ばかりを集めて頭から３文字か４文字抽出する関数（ＬＥＦＴ関数：任意の文字数を左端から抽出）を使うか、手作業になります。

作業の都合で分離して入力して、後から結合するのは簡単なのですが。
（文字列結合はＣＯＮＣＡＴＥＮＡＴＥ関数　：姓と名を別のフィールドで入力して、後から空白を挟んで結合する時などに使用。かなり使用頻度の高い関数）

いずれにせよ、関数で処理したデータは必ず「形式を選択して貼り付け」で「値」のみを選択して文字列化しておかなければいけません。
（関数にて処理・抽出したデータをコピーして別の場所にカーソルを置いて、右クリックして「形式を選択してコピー」「値」を選択。）

ここまで　１２／２１掲載　以降継続

自動保存

エクセルには自動保存という機能があります。
集中して入力していると「保存」をするのを忘れてしまいがちです。
入力中にフリーズしてしまうと、まず前回保存分までは消失してしまいます。

エクセルのメニューの「ツール」から「アドイン」を選び「自動保存」にチェックを入れると、およそ１０分毎に上書き自動保存をしてくれます。
自動保存は、一定の時間経過毎に「保存しますか」と聞いてくる機能です。

高速で入力している最中にこのメッセージが出ると、せっかくタイプした最後の方の文字をもう一度入力することになり、必ずしも便利でないこともあります。

また、エクセルの便利な機能である「元に戻す」は、保存の度に作業の履歴がクリアされます。
できれば、手動で頻繁に保存したいものです。

もちろん、フロッピィーにも出来るだけ高頻度で保存して下さい。

この、度々保存するという作業は、誤った作業により壊れたデータが上書きされて、保管をしたお陰で直前までの正しいデータを失う事故も考えられます。
何千件も入力するなら、途中でフロッピィーを交換するなどの配慮も必要です。

その他のヒント

●エクセルは６５，５３６行しかないので、それ以上のデータは入力できない？。

この最大値はあくまで１シート上での上限なので、複数シートに分ければいくらでも可能。

●やたら項目数の多いデータ入力は画面を横に送るのが大変。

完成した入力フォーム全体を範囲指定して、別のシートに「形式を選択して貼り付」のうち「行列を入れ替える」ボックスにチェックをして貼り付けると、レコード毎に貼り付けられる。
項目名が長くても見やすい。
入力項目に長いテキスト文字が含まれる場合にも有効。
ただし、項目名を含めて２５６列が最大値となる。作業シートと割り切って２５５データ毎に、納品用の通常画面に貼り付けていく方法もある。
もちろん、最後に逆の手順にて元に戻す。

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