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知的財産権は、通常の所有権とは異なり、手続期間や年金納付、更新という期限管理があります。
この期限を厳守しませんと、権利失効になることもあります。
知財の年金管理や商標更新の流れは次の通りです。権利管理は自己責任が原則です。
出願人→指示→国内代理人（海外代理人）→権利管理書類作成→各国特許庁
権利者→指示→国内代理人（海外代理人）→権利管理書類作成→各国特許庁
さて、特許庁は、商標の書換通知サービスや、限定的サービスですが要望すれば年金納付期限の事前通知を行うとしています。無料の期限管理サービスを国家機関がおこなう時代になりました。
一方、知財部のある権利者会社でも期限自己管理はかなり困難な状況であり、全世界的に特許管理会社が多数設立｛ＣＰＡ（英国）やデンネマイヤー、ＮＧＢほか｝され、有料で年金管理や更新管理を行うようになってきています。つまり、更新案内や年金案内は、民間ではその案内自体が有料化され、一括期限管理契約をしたり、個別権利管理料として個別の値段で期限案内サービスをしている実態が出てきました。
しかもここに大きな問題が生じてきました。有料で期限案内をするためにその価格に競争原理がはたらきより割安な方向に権利者会社が動いて依頼するために、管理会社が変わったり、ギリギリまで様子を見て安価な方に依頼するという事態も出てきたことです。
年金納付や更新管理は、権利者の自己責任においてなされることですので、納付代行会社や納付代行者の選択は自由であり、実際の納付代行者を変更しても問題があるものではありません。
ただ数社が競争する場合の納付代行者からしますと、そのサービスの価格に差があるために競争に負けて納付代行できないときや、或いは国家機関が無料でサービスをする（仮想例：更新自動振込みシステム 年金自動徴収システム）となると、民間会社や特許事務所のこの種サービスは依頼を受けない限り採算の合わない無駄な管理と案内になってしまうおそれがあります。
このような実態から、今後は民間では年金期限案内や更新案内を無料で行うのはますます難しく、案内を廃止するか、長期の有料一括管理契約になる傾向があるのです。権利の数が少ないとかえって一括契約は割高になりますので、権利者も管理会社もジレンマにあるといってよいでしょう。
特許事務所で行う更新案内や書換案内や年金の納付案内は、本来権利者（ご依頼人）のご指示をまってご案内するもので、競争があり、依頼を受けるかどうか不確かな環境の中での事務所側からの年金案内や更新案内 書換案内はあくまでサービスなのです。権利者は現状ではやはり知的財産権の自己管理体制を構築しなければなりません。個人や中小企業からしますと知財管理の有料化は負担であり、特許庁のサービスが充実して各種の無料の期限案内が行われることが期待されます。
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